Jurivo prowadzi sprawy, terminy, pisma i czas pracy w jednym miejscu — tak, żeby stan kancelarii dało się zobaczyć, a nie odtworzyć z pamięci kilku osób.
Większość kancelarii pracuje na tym, co jest pod ręką: sprawy leżą w folderach na dysku, terminy w kalendarzu prowadzącego, pisma w skrzynce sekretariatu, a rozliczenia w arkuszu. Każde z tych narzędzi z osobna działa. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba odpowiedzieć na proste pytanie: co się dzieje w sprawie i kto się tym zajmuje.
Jurivo powstał, żeby to pytanie miało jedną odpowiedź. Sprawa jest punktem, wokół którego zbiera się reszta: strony, dokumenty, notatki, etapy postępowania, zadania zespołu, pisma z rejestru i przepracowane godziny. Wszystko widać w jednym widoku i wszystko zostaje po zmianie osoby prowadzącej.
Szczegóły systemu wzięły się z realnych sytuacji, a nie z założeń. Numeracja listu dziennego ma podział na sekretariaty, bo tak działa kancelaria z kilkoma lokalizacjami. Zadanie może mieć zastępcę, bo ktoś idzie na urlop w środku sprawy. Termin sądowy jest osobnym rodzajem terminu, bo jego przekroczenie kosztuje inaczej niż spóźnienie ze zwykłym zadaniem.
Cztery rzeczy, które dzieją się w kancelarii każdego dnia — i to, jak wyglądają w systemie.
Po zalogowaniu widać nadchodzące terminy, otwarte zadania i kalendarz. Przekroczone terminy sądowe i sprawy przekazane do Ciebie pokazują się jako ostrzeżenie na górze ekranu.
Sekretariat wprowadza pismo do rejestru, wybiera sprawę wpisując numer, tytuł albo nazwisko klienta, a system nadaje kolejny numer listu dziennego właściwy dla sekretariatu.
Zadania przesuwa się na tablicy między statusami, przekazuje innym osobom i przypina do spraw. Projekt pisma czeka na akceptację, zanim trafi do akt sprawy.
Zegar w górnym pasku liczy czas nad sprawą, a jeśli ktoś zapomni go włączyć — czas dopisuje się ręcznie suwakiem. Zapis zawsze ląduje przy konkretnej sprawie.
System ma być szybszy niż notatka na kartce. Jeśli wpisanie czegoś do systemu trwa dłużej niż zapisanie tego po swojemu, nikt tego nie zrobi. Dlatego sprawę wybiera się wpisując fragment nazwy, a nie przewijając listę, a czas pracy dodaje się dwoma kliknięciami.
Nic nie ginie przy zmianie osoby. Historia sprawy, ustalenia i pisma zostają w systemie, a nie w głowie prowadzącego. Zastępstwo albo przekazanie zadania nie wymaga przekazywania folderów.
Wersja rozwija się razem z kancelarią. Zgłoszenia od użytkowników trafiają wprost do rozwoju systemu — spora część funkcji, z których dziś korzystają kancelarie, powstała właśnie z takich uwag.
Ten sam zespół, druga branża regulowana. Równolegle rozwijamy Contivo — system księgowy dla biur rachunkowych. Problemy okazują się bliźniacze: terminy, których nie wolno przegapić, dokumenty, które muszą się znaleźć po latach, i ślad po każdej zmianie. Rozwiązania sprawdzone po jednej stronie trafiają potem na drugą.
Pokażemy system na przykładzie Twojej kancelarii i odpowiemy, ile potrwa przeniesienie danych.